如果沒(méi)有組織和規(guī)劃，文件存儲(chǔ)很快就會(huì)變得雜亂無(wú)章。使用最佳實(shí)踐，例如保留策略和命名約定，可以輕松管理文件存儲(chǔ)。

許多企業(yè)使用文件存儲(chǔ)來(lái)共享和管理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。對(duì)于經(jīng)常使用文本文檔、PDF和電子表格等文件進(jìn)行協(xié)作的用戶(hù)來(lái)說(shuō)，這是一個(gè)很好的選擇。它也是使用最廣泛的存儲(chǔ)類(lèi)型之一，因?yàn)樗鼘?duì)用戶(hù)友好。

然而，沒(méi)有組織或分類(lèi)文件的用戶(hù)可能會(huì)浪費(fèi)時(shí)間尋找某些項(xiàng)目，占用不必要的文件存儲(chǔ)資源，并可能丟失文件數(shù)據(jù)。如果沒(méi)有用戶(hù)可以遵循的計(jì)劃，管理員也很難管理文件存儲(chǔ)，這可能會(huì)導(dǎo)致在運(yùn)行路由作業(yè)時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題，例如為文件系統(tǒng)安排備份。

以下六種文件存儲(chǔ)最佳實(shí)踐可以確保文件位于需要的位置并易于查找。這將有助于防止數(shù)據(jù)丟失，便于為業(yè)務(wù)或法律定位文件，并促進(jìn)更好地使用文件存儲(chǔ)和用戶(hù)之間的一致性。

01

實(shí)現(xiàn)一致的命名約定

具有定義的組織范圍文件存儲(chǔ)命名約定的企業(yè)可以比沒(méi)有系統(tǒng)的企業(yè)更快地定位數(shù)據(jù)。應(yīng)該鼓勵(lì)命名約定，并建議團(tuán)隊(duì)成員遵守這些約定，以便多個(gè)用戶(hù)可以通過(guò)搜索找到和訪(fǎng)問(wèn)文件。

命名約定還可以鼓勵(lì)用戶(hù)包含其他信息，以提高文件搜索的可見(jiàn)性。例如，一些企業(yè)可能會(huì)選擇“01_01_2022_ProjectName”這樣的結(jié)構(gòu)，在一個(gè)標(biāo)簽中表示月、日、年和項(xiàng)目或文件名。

通過(guò)一致的命名結(jié)構(gòu)，使用共享文件系統(tǒng)進(jìn)行文件協(xié)作的企業(yè)可以在需要時(shí)輕松地找到文件。在自己的設(shè)備或本地存儲(chǔ)設(shè)備上存儲(chǔ)文件的用戶(hù)也可以從一致的命名結(jié)構(gòu)中受益。

02

使用保留策略

保留策略會(huì)在某個(gè)日期之后自動(dòng)刪除數(shù)據(jù)或刪除在指定的時(shí)間內(nèi)沒(méi)有人訪(fǎng)問(wèn)過(guò)的數(shù)據(jù)。如果由于HIPAA和GDPR等監(jiān)管、隱私和安全要求，企業(yè)需要定期刪除數(shù)據(jù)，并使用保留策略。

保留策略對(duì)于規(guī)范的文件刪除和保留策略非常有用，但是企業(yè)也可以使用保留策略來(lái)防止浪費(fèi)存儲(chǔ)空間。管理員可以建議用戶(hù)創(chuàng)建具有保留策略的文件夾，這樣他們就可以在其中存儲(chǔ)某些文件。在以這種方式使用保留策略之前，只需確保不再需要這些文件。

例如，如果團(tuán)隊(duì)不確定是否很快需要一個(gè)文件或一組文件，并且在刪除或保留數(shù)據(jù)方面沒(méi)有任何的合規(guī)性、業(yè)務(wù)或法律限制，那么他們應(yīng)該為文件指定一個(gè)文件夾并設(shè)置保留策略。如果定期刪除文件，這應(yīng)該可以防止存儲(chǔ)空間變得過(guò)于擁擠。

03

避免保存不必要的文件

企業(yè)和用戶(hù)需要保存大量數(shù)據(jù)，包括稅務(wù)文件或客戶(hù)數(shù)據(jù)等文件，但他們不必保存諸如原有項(xiàng)目文件和不包括備份版本的重復(fù)文件等文件。

試圖“以防萬(wàn)一”地保存所有內(nèi)容可能會(huì)浪費(fèi)存儲(chǔ)資源并增加存儲(chǔ)成本。管理員還應(yīng)該建議用戶(hù)只保留他們的團(tuán)隊(duì)需要或可能需要的數(shù)據(jù)，用于當(dāng)前的、過(guò)去的或未來(lái)的項(xiàng)目。

04

為文件分組和文件夾結(jié)構(gòu)建立策略

許多文件夾的結(jié)構(gòu)都是基于用戶(hù)可以根據(jù)日常任務(wù)輕松導(dǎo)航的內(nèi)容。根據(jù)企業(yè)或團(tuán)隊(duì)的典型工作流程選擇文件夾結(jié)構(gòu)，以鼓勵(lì)用戶(hù)以相同的方式存儲(chǔ)文件和組織文件夾層次結(jié)構(gòu)。

管理員應(yīng)該記錄共享文件夾結(jié)構(gòu)，并與員工和利益相關(guān)者共享，以便使用文件系統(tǒng)的每個(gè)人都按照相同的規(guī)則存儲(chǔ)文件。例如，主要與客戶(hù)打交道的企業(yè)可能會(huì)按客戶(hù)名稱(chēng)組織文件夾，如果他們的工作流程與時(shí)間框架相關(guān)聯(lián)，則可以按日期組織文件夾。

如果有必要，為不同的團(tuán)隊(duì)開(kāi)發(fā)單獨(dú)的文件層次結(jié)構(gòu)。例如，財(cái)務(wù)部門(mén)可能根據(jù)日期構(gòu)建文件夾層次結(jié)構(gòu)，銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)可能根據(jù)客戶(hù)名稱(chēng)構(gòu)建文件夾層次結(jié)構(gòu)。

無(wú)論選擇什么樣的策略，都要記錄要遵循的結(jié)構(gòu)。

05

元數(shù)據(jù)易于搜索

許多基于文件的存儲(chǔ)系統(tǒng)都具有元數(shù)據(jù)功能。搜索包含文本的文件很簡(jiǎn)單，但是不包含文本的數(shù)據(jù)可能很難找到。

為了解決這個(gè)問(wèn)題，用戶(hù)可以在png、jpeg和mp4等文件中添加元數(shù)據(jù)，以便于搜索。元數(shù)據(jù)允許用戶(hù)添加關(guān)鍵字或描述，并在文件創(chuàng)建時(shí)通知用戶(hù)。鼓勵(lì)用戶(hù)在非文本文件的元數(shù)據(jù)中添加標(biāo)記或關(guān)鍵字，以使它們更容易找到。

06

了解版本歷史

與文件協(xié)作通常意味著覆蓋或編輯文檔，但一定要了解版本歷史。

將文件的錯(cuò)誤版本發(fā)送給同事以供內(nèi)部使用可能不會(huì)有問(wèn)題，但是如果文檔的最終交付版本是最終客戶(hù)端交付的，或者由于法律原因需要文檔，則無(wú)法存儲(chǔ)或保留文檔的最終版本可能會(huì)成為大問(wèn)題。

審核編輯：郭婷